Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) Facility Management

• Bearbeitung von Kundenanfragen zur Sicherstellung eines hochwertigen Servicelevels
• Dokumentation und Kontrolle der täglichen Abläufe inkl. Maßnahmenableitung
• Koordination von Arbeitsaufträgen zwischen Dienstleistern und Technikern
• Prüfung standortspezifischer Anforderungen sowie Umsetzung von Maßnahmen
• Rechnungsprüfung und -abstimmung inkl. Weiterleitung und Monitoring
• Einweisung von Dienstleistern nach Arbeitssicherheitsrichtlinien
• Reporting & KPI-Auswertung sowie administrative Unterstützung des Site Manager
• Einrichtung von Besprechungsräumen: Umstellen von Mobiliar, Herrichten von Raumkonfigurationen für Schulungen, All-Hands, Interviews und Veranstaltungen, Zurücksetzen der Räume und Überprüfung der AV-Technik.
• Umzüge, Erweiterungen und Änderungen (Moves, Adds and Changes): physisches Umsetzen von Schreibtischen, Monitoren, Stühlen, Schränken und persönlichen Gegenständen sowie Wiederaufbau der Ausstattung am neuen Standort.
• Kleinreparaturen: kleinere Instandsetzungen in Eigenleistung mit einfachem Hand- und Elektrowerkzeug, z. B. Ausbesserungsarbeiten an der Farbe, Türgriffe, Scharniere, Jalousien, Regale, Beschilderung sowie Montage und Reparatur von Mobiliar. Damit entfällt der Einsatz eines Dienstleisters für jeden Kleinmangel, was Kosten und Vorlaufzeit spart.
• Täglicher Betrieb: Rundgänge, Mängelkontrollen und Eskalation, Annahme von Lieferungen und Verbrauchsmaterial sowie Begleitung und Beaufsichtigung von Dienstleistern vor Ort.
• Unterstützung bei Veranstaltungen und Projekten: Aufbau und Wiederherstellung von Flächen.

Betreuung von Regensburg einschließlich Reisen und Übernachtungen

In Regensburg gibt es keinen festen Facilities Coordinator, die gleichen physischen Arbeiten fallen dort jedoch ebenfalls an. Die Rolle umfasst daher:

• Reisen: mindestens zweimal monatlich von München nach Regensburg.

• Übernachtung: eine Nacht pro Besuch. Eine Rückreise am selben Tag würde zu viel des Tages für die Anfahrt beanspruchen, um Umzüge, Aufbauten, Reparaturen und die Beaufsichtigung von Dienstleistern abzuschließen.

• Terminplanung: Die Übernachtung ermöglicht es dem Coordinator, die Arbeiten um die Anwesenheitszeiten der Nutzer herum zu planen, sodass Raumumbauten und lautere Reparaturen den Geschäftsbetrieb nicht stören.